6.3 – Kultura menaxheriale e drejtimit administrativ të Gjykatës dhe standartet e performancës të personelit jogjyqësor

6.3.1 Standartet e Performancës

Kryetari i Gjykatës, përfaqëson gjykatën dhe gjyqtarët kolegë, siguron funksionimin efektiv të gjykatës, dhe për rrjedhojë dhe rritjen e shërbimeve ndaj shoqërisë, si dhe ushtron aktivitete gjyqësore si gjyqtar.[151]

Organet administrative dhe drejtimi administrativ i gjykatës ka disa nivele: 1. – Kryetari i Gjykatës dhe zv/Kryetari;[152] 2. – Këshilli i Gjykatës që ngrihet dhe funksionon pranë çdo gjykate;[153] 3. – Kancelari i Gjykatës;- 4. Mbledhja e Përgjithshme e Gjykatës[154].

Kryetari i Gjykatës së Lartë zgjidhet nga mbledhja e përgjithshme e gjykatës për një periudhë 3-vjeçare pa të drejtë rizgjedhjeje[155]. Mandati i Kryetarit të gjykatave, është tre vjet, me të drejtë rizgjedhjeje vetëm një herë[156].  Vlerësimi i veprimtarisë së kryetarit të një gjykate kryhet bazuar në këto kritere: a) aftësitë drejtuese dhe organizative; b) aftësitë e komunikimit[157].

Kryetari i çdo gjykate zgjidhet nga KLGJ dhe, ka përgjegjësi për menaxhimin e përgjithshëm gjyqësor dhe ushtron këto detyra, lidhur me standardet e ndërveprimit, bashkëpunimit dhe koordinimit me stafin jo- gjyqësor:

  • kujdeset për organizimin dhe funksionimin e administrimit gjyqësor në gjykatë në lidhje me veprimtaritë jogjyqësore nëpërmjet kancelarit;
  • thërret, përgatit dhe drejton mbledhjet e përgjithshme të gjyqtarëve dhe të Këshillit të Gjykatës;
  • udhëzon dhe mbikëqyr kancelarin;
  • verifikon ankesat, heton shkeljet disiplinore dhe propozon fillimin e procedimit disiplinor ndaj kancelarit;
  • kryen veprimet dhe merr vendime që lidhen me statusin e nëpunësve civilë gjyqësorë;
  • garanton zbatimin e vendimeve të Këshillit të Lartë Gjyqësor, në veçanti në lidhje me masat që kanë për qëllim rritjen e efikasitetit dhe cilësisë së shërbimeve gjyqësore;
  • garanton qasjen dhe mënyrën e përdorimit të sistemit të menaxhimit të çështjeve, në përputhje me politikat e përgjithshme shtetërore në fushën e teknologjisë dhe sigurisë së informacionit dhe rregullave të miratuara nga Këshilli i Lartë Gjyqësor.[158]

Zv/ Kryetari i çdo gjykate zgjidhet nga mbledhja e përgjithshme e gjyqtarëve, për një mandat trevjeçar pa të drejtë rizgjedhjeje.[159] Në mungesë të kryetarit, ushtron kompetencat e tij.[160]

Këshilli i Gjykatës, përbëhet nga tre anëtarë: a) kryetari i gjykatës, i cili vepron si kryetar i Këshillit të Gjykatës; b) zëvendëskryetari i gjykatës; c) kancelari i gjykatës dhe ka këto kompetenca: a) miraton përshkrimet e punës për të gjitha kategoritë e nëpunësve të shërbimit civil gjyqësor dhe punonjësve të gjykatës, sipas modelit të miratuar nga Këshilli i Lartë Gjyqësor, dhe në raste të veçanta i përshtat me nevojat e gjykatës dhe kriteret e vendit të punës; b) merr vendime në lidhje me statusin e nëpunësve civilë gjyqësorë, siç përcaktohet në këtë ligj; c) miraton strukturën dhe organikën e administratës së gjykatës, sipas modelit të miratuar nga Këshilli i Lartë Gjyqësor, dhe në raste të veçanta i përshtat me nevojat e gjykatës dhe aftësitë e personave në detyrë; ç) miraton strukturën e gjykatës dhe cakton gjyqtarët në seksione dhe trupa gjykues pasi merr mendimin e mbledhjes së përgjithshme të gjyqtarëve, duke ndjekur rregullat e përgjithshme të miratuara nga Këshilli i Lartë Gjyqësor; d) shqyrton ankesa në lidhje me çështje të infrastrukturës së gjykatës, shërbimet ndihmëse në gjykatë dhe çështje të tjera që nuk lidhen me ushtrimin e detyrave të administratës gjyqësore dhe i raporton Këshillit të Lartë Gjyqësor mbi ankesat dhe masat e marra në përputhje me rregullat e miratuara nga Këshilli i Lartë Gjyqësor; dh) vlerëson dhe shqyrton projektbuxhetin e përgatitur nga nëpunësi i financës, përpara 15 ditëve të paraqitjes në Këshillin e Lartë Gjyqësor; e) jep informacion, mendime ose raporte të kërkuara nga institucione shtetërore sipas ligjit; ë) bashkëpunon me Shkollën e Magjistraturës dhe Këshillin e Lartë Gjyqësor për çështje që lidhen me formimin fillestar dhe vazhdues të gjyqtarëve dhe nëpunësve civilë gjyqësorë; f) organizon rregullisht takime me përdoruesit e gjykatës për rritjen e efikasitetit dhe cilësisë së drejtësisë; g) miraton rregulla të veçanta të gjykatës për çështje të ruajtjes dhe sigurisë në gjykatë[161].

Kancelari emërohet nga KLGJ,[162] dhe është organ përgjegjës për menaxhimin e administrimit gjyqësor me një sërë kompetencash të rëndësishme[163].

Administrata gjyqësore realizon misionin e saj nëpërmjet shërbimeve të mëposhtme: a) shërbime gjyqësore, që mbështesin drejtpërdrejt veprimtaritë gjyqësore, duke përfshirë dokumentimin dhe veprimtari që kryhen nga këshilltarët dhe ndihmësit ligjorë, kryesekretarja dhe sekretarët gjyqësorë; b) shërbime administrative, që përfshijnë financën dhe buxhetimin, marrëdhëniet me jashtë dhe me publikun, teknologjinë e informacionit, arkivin gjyqësor, sigurinë, si dhe burimet njerëzore;c) shërbime mbështetëse, që sigurojnë në mënyrë të veçantë kryerjen e shërbimeve të njoftimeve, dhënien ndihmë trupit gjykues dhe kryesuesit të seancës, si dhe çdo veprimtari tjetër që ka të bëjë me rregullin dhe sjelljen e përshtatshme gjatë seancës gjyqësore, shërbimet e transportit, mirëmbajtjen e mjediseve të gjykatës[164].

Veprimtaria e shërbimit civil gjyqësor bazohet mbi parimet e mundësive të barabarta, mosdiskriminimit, transparencës, profesionalizmit, integritetit, përgjegjshmërisë dhe orientimit drejt shërbimeve efiçente dhe të aksesueshme për çdo person[165].

 

6.3.2 Treguesit e Realizimit

Proceset dhe operacionet e punës[166] në gjykata duhet të mundësojnë që procedurat gjyqësore të avancojnë, duke respektuar afatet ligjore. Shpërndarja dhe menaxhimi i çështjeve/delegimi i përgjegjësive, duhet të lejojnë standarde performance, efikasiteti dhe eficence.

Tregues të realizimit: Ekzistenca dhe zgjedhja e zv/ Kryetarëve në gjykata; ekzistenca dhe krijimi i Këshillave të Gjykatave; – realizimi i Mbledhjeve të Përgjithshme të Gjykatës, sipas përcaktimeve ligjore; – ekzistenca e kancelarëve dhe stafit jo – gjyqësor sipas prëcaktimeve ligjore mbi numrin dhe komeptencën e tyre.

Këshilli i Lartë Gjyqësor përgatit dhe publikon brenda muajit qershor të çdo viti raportin vjetor për ngarkesën e çështjeve gjyqësore dhe të punës së gjykatave për vitin kalendarik të mëparshëm, duke përfshirë rekomandime për përmirësimin e efiçencës së gjykatave ose për zvogëlimin e ngarkesës së punës së gjyqtarëve dhe personelit të gjykatës[167].

Realizimi si tregues, duhet t’i përgjigjet ketyrë pyetjeve:

  • A vlerësohet impakti që ndryshimet legjislative kanë në ngarkesën e punës në gjykata, për të ndryshuar burimet njerëzore dhe kapacitete të tjera të tyre në përshtatje me ndryshimet?
  • Cili është roli individual i çdo gjyqtari në menaxhimin e çështjes?
  • A komunikojnë dhe shkëmbejnë gjyqtarët eksperiencat dhe praktikat e tyre më të mira në menaxhimin e çështjeve?
  • A ka trajnime për këtë qëllim?
  • A ka tregues të përformancës, të matshëm dhe të monitorueshëm?
  • A bëhet shpërndarja e çështjeve mbi bazën e kritereve objektive, të njohura dhe të bëra publike paraprakisht[168]?
  • A ka një sistem elektronik të menaxhimit të çështjeve të aksesueshëm nga të gjitha gjykatat?
  • Si është ngarkesa për çdo gjyqtar në raport me ngarkesën e gjykatës?
  • Si është ngarkesa në raport me numrin e përgjithshëm të punonjësve të gjykatës, që punojnë drejpërdrejt në funksion të dhënies së drejtësisë nga gjyqtarët?
  • Si zbatohet modeli menaxherial, duke u kaluar realizimi i detyrave në nivel gjykate, krahasuar me realizimin e centralizuar  nga KLGJ[169]?

 

6.3.3 Metoda e Matjes

Standardet e kulturës menaxheriale, mund të maten përmes analizimit të detyrave të përcaktuara ligjore/ administrative për çdo organ administrativ në cilësi dhe rol menaxherial, Kryetari i Gjykatës, zv/Kryetari, Këshilli i Gjykatës, Mbledhja e Përgjithshme e Gjykatës.

Për kryetarin e gjykatës, sipas ligjit, kriteri i aftësive drejtuese dhe organizative matet duke u bazuar në treguesit që kanë lidhje me: a) mirorganizimin e gjykatës në dhoma ose seksione; b) ndarjen e trupave gjykues; c) planifikimin e gjyqtarëve për ҫështje të natyrës urgjente; ç) ndarjen e ҫështjeve me short; d) zëvendësimin në kohë të gjyqtarëve që kanë pengesa në gjykim; dh) zhvillimin e mbledhjeve tematike; e) planifikimin dhe përdorimin efikas të fondeve publike, sipas nevojave të gjykatës; ë) mbikëqyrjen, me qëllim përmirësimin e informacionit në faqen zyrtare të gjykatës; f) mbikëqyrjen, për krijimin e ambienteve të përshtatshme në gjykatë, në përputhje me nevojat e palëve e të publikut, përfshirë edhe shenjat orientuese në gjykatë; g) organizimin e trajnimeve për gjyqtarët ose punonjësit e gjykatës[170]. Me anë të kriterit të aftësisë komunikuese vlerësohet aftësia e kryetarit për komunikim të qartë, në kohë dhe transparent. Ky kriter matet duke u bazuar në treguesit që kanë lidhje me:a) bashkëpunimin efektiv dhe në kohë me Këshillin, Inspektorin e Lartë të Drejtësisë, Ministrinë e Drejtësisë, Kontrollin e Lartë të Shtetit ose me çdo institucion tjetër mbikëqyrjeje ose auditi;b) komunikimin me publikun dhe të tretët, duke caktuar saktësisht oraret për pritjen e publikut, dokumentacionin e takimeve ose të shkresave për t’iu përgjigjur institucioneve të ndryshme[171].

Standardet e performancës së personelit jo- gjyqësor, mund të bëhen të matshme, përmes disa indikatorëve, si pyetësorë dhe anketime vetvlerësuese brenda stafit jogjyqësor të gjykatës. Është e lidhur me sjelljen organizative dhe elementët strukturalë të brendshëm dhe standardet e SATURN mund të përdoren si orientim për matjen e nivelit të menaxhimit të brendshëm[172]. Kultura menaxheriale e kryetarit të gjykatës matet përmes treguesve ligjore dhe vlerësimit të punës menaxheriale si kryetar gjykate[173].

 

 

 

 

[151] Consultative Council of European Judges (CCJE), Opinion n° 19 (2016), “The role of court presidents”, pika II/6.

[152] Ligji nr.98/2016, neni 28.

[153] Ibid, neni 27, 38,  dhe neni 23/4: Pas marrjes së mendimit të mbledhjes së përgjithshme të gjyqtarëve, Këshilli i Gjykatës mund të krijojë një ose më shumë seksione në gjykatë. Këshilli i Gjykatës, pasi ka caktuar gjyqtarët në degë, nëse ka të tilla, krijon trupat gjykues dhe më pas cakton gjyqtarët në seksione dhe trupa gjykues.

[154] Neni 39  dhe 40 i ligjit nr.98/2016.

[155] Neni 51 i ligjit nr.96/2016.

[156] Ibid, neni 52.

[157] Neni 79 i ligjit nr.96/2016.

[158] Neni 37 i ligjit nr.98/2016.

[159] Ibid, neni 26/2.

[160] Ibid, neni 26/2.

[161] Neni 39

[162] Ibid neni 59: Organi kompetent për emërimin e kancelarit, këshilltarit dhe ndihmësit ligjorështë Këshilli i Lartë Gjyqësor.

[163] Ibid, kompetencat neni 39: Kancelari është përgjegjës për: a) funksionimin e sistemit të menaxhimit të çështjeve në gjykatë, në përputhje me legjislacionin në fuqi për teknologjinë dhe sigurinë e informacionit dhe mbikëqyrjen e mbledhjes dhe përpunimit të saktë të të dhënave;b) dorëzimin e raporteve periodike për gjendjen e përdorimit dhe funksionimit të sistemit të menaxhimit të çështjeve Këshillit të Lartë Gjyqësor; c) raportimin pa vonesë Këshillit të Lartë Gjyqësor mbi nevojat dhe përditësimet e nevojshme të funksionimit të sistemit të menaxhimit të çështjeve; ç) udhëzimin dhe mbikëqyrjen e punës së nëpunësve civilë gjyqësorë të gjykatës;d) i siguron Këshillit të Lartë Gjyqësor dhe Ministrisë së Drejtësisë qasje në të dhënat statistikore për aq sa u nevojitet këtyre institucioneve në ushtrimin e kompetencave të tyre të caktuara me ligj;dh) kryen çdo detyrë, siç përcaktohet me ligj ose siç autorizohet nga kryetari.

[164] ibid, neni 41

[165] Neni 8 i ligjit nr.98/2016

[166] Checklist for promoting the quality of Justice and the Courts/CEPEJ (2008)2

[167] Neni 22/2 i ligjit nr.98/2016

[168] Paragrafi 21 i Opinionit nr.19 (2006), CCJE,  “Mbi rolin e Kryetarëve të Gjykatave”

[169] Checklist for promoting the quality of Justice and the Courts/CEPEJ (2008)2,  C/24

[170]Neni 80 i ligjit nr.96/2016

[171] Neni 81

[172] CEPEJ-SATURN(2015)2

[173] Neni 52 i ligjit nr.98/2016, mbi kriteret e vlerësimit të kryetarëve të gjykatave.